明日出張なんだけど、交通費はとりあえずは自分で支払うつもり･･･でも後から会社に負担してもらうので証明書が必要なんだけど、どうすれば良いのだろうか。つまり会社で経費として扱ってもらう為に、「確かに電車の切符を購入した」という証明書が必要になります。
交通費と出張費は異なります
交通費とは、会社や学校へ行くまでの電車代やバス代の事を言います。出張費とは、仕事をする際に遠出して、公共交通機関などを使用した際の費用の事を言います。
交通費の証明には定期代や、自宅と会社や学校の距離を見れば分かります。つまり領収書や証明書はいらないというわけです。
しかし出張費の場合は、いくら目的地が決まっていたとしてもごまかされても分からないため、領収書などの証拠が必要となります。新幹線の場合は切符を買うときに、緑の窓口でもらえるのが普通です。
ではJRや東武鉄道・京成電鉄・西武鉄道・京王電鉄・小田急電鉄・阪神電鉄・南海電鉄など私鉄はどうなっているのでしょうか。
券売機で発行される
切符を購入する際に、券売機に現金でお金を入れて購入します。その券売機のどこかに領収書を発行するボタンがありますので、押すと切符と一緒に出てきます。ここで注意したいのは、suicaやicocaなどのicカードでくぐってしまうと証拠が残らないため、必ず現金で買う必要があります。
また券売機で発行しそこなった場合や、発行ボタンがどこにあるか分からなかったり、簡易的でボタンが無かったりした場合はどうするのでしょうか。答えは、そこの駅員さんに言って発行してもらうことです。ただし必ずしも発行できる状況にあるとは限りません。無人駅の場合は、電車に乗ってから車掌さんに聞きましょう。注意点として基本的に降りた駅では発行はしてくれません。そもそも領収書というのは、現金で払った事による証明になるもので、購入して現金を払ったのは乗る時だから降りた時には発行してもらえないのです。
どうしてもicカードで購入したい場合
ではicカードでチャージしているので、どうしてもカードで払いたい使いたい場合はどうすればよいのでしょうか。
suica・pasmo・icoca・manacaなどの交通系のicカードでは、基本的には領収書や証明書の類は出ません。最近の明細として大まかに分かるくらいです。
方法はicカードを使って、券売機で購入することです。お金がチャージ済みの場合は、券売機に入れて切符を購入することができます。そうすることで、領収書発行ボタンを押して切符を買うことができるのです。
電鉄会社によって対応は異なる
Q：領収書はどこでもらえますか。
券売機でお買い求めの場合は、最寄りの改札口もしくはごあんないカウンターの係員に、また、定期券発売所で定期券をお買い求めの場合は、当該の定期券発売所係員にお申しつけください。
Q：領収書をもらい忘れたのですが、後日でも発行してもらえますか。
申し訳ございませんが、領収書の発行は当日のみとなっています。
出典：阪急電鉄
領収書の発行は当日でなければ発行してくれません。ただし領収書の発行は無理だったとしても、降りる間際に切符を持っていた場合は「乗車履歴」を証明してくれる場合があります。駅員に相談してみましょう。
経費に使いたい場合に領収書は必要か？
一般的な考えで行くと、経費として使うのに領収書は必要ではありません。ただし出勤した事実を証明することが大事になり、税務署が見ても分かるようにどこからどこまでいくらで乗ったかというのを記録しておく必要があります（出金伝票という紙に書きます）。
しかし通常は会社から出張費をもらう為に、領収書という形でもらっておくのがベターでしょう。最初は実費で、後から清算という形で交通費・出張費を戻してくれるのが一般的です。
